Elküldöd az árajánlatot, az ügyfél megköszöni – aztán csend. Pár nap múlva eszedbe jut, hogy rá kellene kérdezni, de közben jön a következő munka, és a kérdés elmarad. Két hét múlva már kínos írni, és az ajánlat csendben elvész.
A csend ritkán jelent határozott nemet. Az ügyfél lehet, hogy
- még más ajánlatokat is vár, és össze akarja hasonlítani őket,
- elakadt egy kérdésnél, amit nem írt meg,
- egyszerűen elfelejtette, mert közbejött valami,
- vagy meg sem kapta, mert a levél a spam mappában landolt.
Mindegyikre ugyanaz a válasz: egy jókor küldött, rövid üzenet.
Mikor és mit írj?
Egy egyszerű menetrend, ami a legtöbb helyzetben működik:
- Már az ajánlatban: írd bele, meddig érvényes, és mikor keresed. „Csütörtökön rákérdezek – addig is írj nyugodtan, ha kérdésed van.”
- Két-három munkanap múlva: rövid, segítő üzenet. „Megkaptad az ajánlatot? Ha bármelyik tétel nem egyértelmű, szívesen átbeszélem.”
- Egy héttel később: kérdezz rá arra, ami hiányozhat a döntéshez – időpont, részletek, egy egyszerűbb változat.
- Az érvényesség lejárta előtt: egy utolsó, udvarias jelzés. Ha erre sincs válasz, zárd le nyugodtan – ez is válasz.
Minden üzenetet egy konkrét, könnyen megválaszolható kérdéssel zárj. Egy „Van kérdésed?” helyett jobb: „Beszéljük át kedden vagy csütörtökön?”
Miért nem megy ez fejben?
Öt nyitott ajánlatot még fejben tartasz. Húszat már nem – főleg, ha közben dolgozol is. A naptárba írt emlékeztető segít, de minden ajánlatnál kézzel kell beállítani, és nem tudja, hogy az ügyfél közben válaszolt-e.
Így megy magától
Egy jó rendszerben az árajánlat nem egy elküldött PDF, hanem egy nyitott ügy:
- rögzül, mikor küldted el és meddig érvényes,
- a rendszer magától ütemezi a rákérdezést, és reggel szól, kinek kell ma írni,
- ha az ügyfél közben válaszolt, az emlékeztető eltűnik,
- ha szeretnéd, az első, rövid utánkövető levelet a rendszer küldi ki a nevedben, a te szövegeddel,
- egy pillantással látod, hány ajánlat vár válaszra, és melyik jár le a héten.
Az automatikus levél nem helyettesíti a személyes hangot. Az első, rövid emlékeztetőt nyugodtan rábízhatod a rendszerre; a későbbieket érdemes személyesen megírni – ehhez a rendszer előkészíti az ügyfél adatait és az ajánlat részleteit, így két perc az egész.
Addig is: így kezdd el egy táblázatban
Ha még nincs ilyen rendszered, egy táblázatban is elindulhatsz: minden ajánlat egy sor, benne az elküldés dátuma, az érvényesség, a következő rákérdezés napja és az állapot (vár, átbeszélve, elfogadva, elutasítva). A „következő rákérdezés” oszlopot feltételes formázással színezd ki, ha a dátum ma vagy korábbi. Az Excel-alapú ügyfélnyilvántartásról itt írtam részletesen.
Én is így dolgozom: az ajánlataim és a megkereséseim a saját rendszeremben vannak, és minden reggel egy listában látom, kinek kell aznap írnom.
Ha szeretnéd, hogy nálad is magától működjön az utánkövetés, nézd meg a folyamat-automatizálás részleteit, vagy írd le pár sorban, hogyan küldöd ma az ajánlatokat – konkrét javaslattal válaszolok.